中国政法大学公文处理办法
法大发[2012]125号
第一章 总 则
第一条 为进一步推进学校公文处理工作的科学化、制度化和规范化建设，提高公文处理工作的质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发[2012]14号）、《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）和教育部公文处理的有关规定，结合学校实际情况，特制定本办法。
第二条 本办法适用于学校党委、行政，以及校部机关和教学、科研、教辅等单位（以下简称“各单位”）的公文处理工作。
第三条 学校公文是学校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家方针政策，部署学校工作，公布规章制度，指导和协调工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第四条 公文处理指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条 学校办公室是学校公文处理的管理机构，负责以学校党委和行政名义制发的各类公文的处理工作，并对校内各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。校内各单位应当高度重视公文处理工作，加强对本单位公文处理工作的领导和检查。
第二章 公文种类
第七条 学校公文的主要种类有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项或重大行动做出决策和部署；奖惩有关单位和人员；变更或撤销不适当的决定事项。
（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（四）公告。适用于向校内外宣布重要事项或法定事项。
（五）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
（六）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发有关单位的公文。
（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（八）报告。适用于向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级的询问。
（九）请示。适用于向上级请求指示、批准。
（十）批复。适用于答复下级单位的请示事项。
（十一）函。适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第八条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。
（一）版头。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头。
1.份号、密级和保密期限、紧急程度。份号是公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号，并根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”或“秘密”和保密期限。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”或“加急”。
份号、密级和保密期限、紧急程度一般用小3号黑体字，份号一般用6位阿拉伯数字标注。需要同时标识密级和保密期限的，在密级后标识保密期限，两者之间用“★”隔开。份号、密级和保密期限、紧急程度的标注位置，在版心左上角按照该顺序自上而下分行排列。
2.发文单位标志。发文单位标志由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志使用主办单位名称。以学校党委名义对校内行文的发文单位标志为“中共中国政法大学委员会文件”，对校外行文的发文单位标志为“中共中国政法大学委员会”；以学校名义对校内行文的发文单位标志为“中国政法大学文件”，对校外行文的发文单位标志为“中国政法大学”。根据学校授权由学校办公室对校内行文的发文单位标志为“中国政法大学学校办公室文件”，对校外行文的发文单位标志为“中国政法大学学校办公室”。除此之外，学校其他单位制发的公文，发文单位标志不得使用“文件”二字。
发文单位标志居中排布，标志上边缘至版心上边缘为35mm，一般使用小标宋体字，颜色为红色。
3.发文字号。发文字号包括发文单位代字、年份、发文顺序号。联合行文时，使用主办单位发文字号。
标注签发人的公文，发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，居右空一字编排；不标注签发人的公文，发文字号在发文单位标志下空二行居中编排。发文字号一般用小3号仿宋体字，年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注。年份使用全称，用六角括号“[]”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
4.签发人。学校给上级单位报送的公文必须标注签发人。
签发人一般在发文单位标志下空二行居左空一字编排，与发文字号同行。如有多位签发人，签发人姓名按照发文单位顺序从左到右、从上到下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。需要会签的，会签人标注于签发人下一行，与签发人位置对齐。“签发人”、“会签人”三字用小3号仿宋体字，后标全角冒号；签发人、会签人姓名用小3号楷体字。
5.版头中的分隔线。党委公文，在发文字号之下4mm处居中印一个2号字的红色实心五角星，将与版心等宽的红色分隔线分开，两侧线段长度均为72mm，线号约1.5磅。行政公文，在发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线，线号约1.5磅。
（二）主体。公文首页红色分隔线以下、公文末页首条分隔线以上的部分称为主体。
1.标题。标题由发文单位名称、事由和文种组成。
标题一般用小2号小标宋体字在红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布。标题排列应当使用梯形或菱形，回行时应当注意词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。公文标题中除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。
2.主送单位。主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称、规范化简称或者同类型单位统称。校内公文的主送单位可使用“各分党委、党总支、直属党支部”、“各院、部、处、室、所、中心”等统称。
主送单位一般用小3号仿宋体字在标题下空一行居左顶格编排，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号。
3.正文。正文是公文的主体，用来表述公文的内容。
公文首页必须显示正文。一般用小3号仿宋体字在主送机关名称下一行开始编排，文字回行顶格，数字、年份不能回行。每个自然段左空二字，间距为段前0行、段后0行，行距26磅。文中结构层次序数依次使用“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”标注，一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字，其中第二、三层字体加粗。
4.附件说明。附件说明包括公文附件的顺序号和名称。
一般用小3号仿宋体字在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称，附件名称后不加标点符号；附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.××××××”），附件顺序号应当对齐。
5.发文单位署名和成文日期。发文单位署名，署发文单位全称或者规范化简称，联合行文时一般按照发文机关顺序整齐排列。发文单位署名一般用小3号仿宋体字以成文日期为准居中编排。如不加盖公章，在正文或附件说明下空一行编排发文单位署名；如加盖公章，在正文或附件说明下（根据印章大小约空3－4行）编排发文单位署名。
成文日期署会议通过或者负责人签发的日期；联合发文，署最后一位负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字标全年、月、日，年份标全称，月、日不编虚位。成文日期一般用小3号仿宋体字，在发文单位署名下一行居右编排。
6.印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。有特定发文机关标志的普发性公文和会议纪要可以不加盖印章。
单一单位行文时，印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章上边缘距正文或附件说明末行1行之内。联合行文时，依次将印章加盖于发文单位署名之上，最后一个印章端正、居中下压相对应的发文单位署名和成文日期。印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超过版心。加盖首个公章的页面应当同时显示正文、发文单位署名和印章。
公文加盖签发人签名章的，在正文或附件说明下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务。签发人职务一般用小3号仿宋体字标注，以签名章为准上下居中编排。
7.附注。附注是公文需要说明的事项，包括公文印发传达范围、请示中注明的联系人信息、普发性公文的信息公开类型等。附注一般用小3号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
8.附件。附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件在版记之前另页编排，一般用小3号黑体字在版心左上角第一行顶格编排“附件”二字，后加附件顺序号。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致，附件格式要求同正文。附件应当与正文一起装订，如不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号，并在发文字号后标注“附件”二字及附件顺序号。
（三）版记。公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
1.版记中的分隔线。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（Word排版约1磅），中间的分隔线用细线（Word排版约0.75磅）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一页的版心下边缘重合。公文双面印刷时，版记应当标注于公文的偶数页，如正文或附件末页为奇数页，应当在其后加一偶数空白页标注版记（此情况下版记页不标注页码、不需标注“此页无正文”）。
2.抄送单位。指除主送单位之外需要执行或知晓公文的其它单位。抄送单位应当使用全称、规范化简称或者同类型单位统称。
抄送单位一般用小4号仿宋体字，在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，抄送单位间用顿号隔开，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位后标句号。
3.印发单位和印发日期。指公文的制发单位和制发日期。印发单位为发文单位的办公室或文秘部门，而不是发文单位。
印发单位和印发日期一般用小4号仿宋体字，在版记末条分隔线之上编排，印发单位左空一字，印发日期右空一字。用阿拉伯数字标全年、月、日，后加“印发”二字；年份应当标全称，月、日不编虚位。
4.页码。指公文页数顺序号。
页码一般用小4号半角宋体阿拉伯数字，在公文版心下边缘之下编排，数字左右各放一条一字线。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
第九条 第八条中未列明的事项参照《党政机关公文格式》（GB/T9704－2012）执行。
第十条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），应当以骑马订或平订方式左侧装订。公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，要求无坏钉、漏钉、重钉，订位为二订外订眼距版面上下边缘各70mm处，平订钉锯与书脊之间的距离为3mm至5mm。
特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第十一条 公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，页边距为左侧28mm、右侧26mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。
第十二条 公文中的横排表格，使用A4纸型时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
第十三条 公文中计量单位的用法应当符合GB 3100、GB 3101、GB3102标准；标点符号的用法应当符合GB/T 15834标准；数字用法应当符合GB/T 15835标准。除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第十四条 公文的特定格式
（一）纪要格式
纪要版头的发文单位标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，发文单位标志上边缘至版心上边缘35 mm，使用红色小标宋体字。标注出席人员名单，一般用小3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用小3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。纪要格式可以根据实际制定。
（二）信函格式
信函版头的发文单位标志使用发文单位全称或者规范化简称，居中排布，发文单位标志上边缘至页面上边缘30mm，使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办单位标志。发文单位标志下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距页面下边缘20 mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm，居中排布。发文字号在第一条红色双线下，居右顶格居编排。标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。首页不显示页码；版记不加印发单位和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。
第四章 行文规则
第十五条 行文应当观点明确，条理清楚，注重针对性和可操作性；应当表述准确，用词规范，标点正确，篇幅力求简短；应当确有必要，没有实质内容、可发可不发的文件一律不发。
第十六条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。
（一）学校党委和行政可以对校内、校外行文，对校外行文使用请示、报告、函等公文类型。
（二）学校办公室可以根据授权对校外行文，公文类型为函等，内容仅限于对平级对口单位的工作联系等事项。学校办公室根据授权可以向校内各二级单位行文。
（三）校部机关部门可以根据职权范围向学校行请示、报告类公文，也可以向校内其他单位行通知、函类公文。除学校办公室外，校内各单位一般不得对外正式行文，如确需对外联系工作，应当以信函形式办理。
（四）教学、科研、教辅单位申请以学校名义制发公文，应当按工作范围，由相应的校部机关部门向学校办公室申请办理行文手续。
第十七条 向上级单位报送的公文，原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送上级单位和同级单位，不抄送下级单位。
学校向上级单位报送的公文，除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以学校名义向上级单位负责人报送公文，也不得以校领导名义向上级单位报送公文。
请示应当一文一事并提出倾向性意见，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
第十八条 对所属下级单位行文，应当主送承办单位，根据需要抄送相关单位，重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。
第十九条 联合行文，单位不宜过多且应当明确主办单位。对有关问题未协商一致的，一律不得各自行文。
第五章 公文拟制
第二十条 公文拟制包括公文起草、审核、签发等程序。
第二十一条 公文起草由主办单位负责，应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，符合学校及主办单位职责权限，完整准确体现主办单位意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
（四）文种正确，格式规范。
（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六）公文涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位必须征求相关单位意见，达成一致。
（七）主办单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
第二十二条 公文签发前，应当由发文单位办公室或文秘部门进行审核。以学校名义制发的公文，签发之前实行两级审核、两级复核负责制：
（一）公文起草后，主办单位文秘工作人员应当仔细复核。复核重点是：公文格式、结构是否符合规定，文字表达是否通顺、准确、简炼，标点符号使用是否正确等。
（二）文稿提交学校办公室之前，主办单位负责人应当进行审核并签字。审核重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，内容是否符合党和国家的方针政策、法律法规，是否符合学校或本单位情况，内容与现行政策是否相衔接、与本单位有关规定是否相抵触，密级、签发人、主送和抄送单位、信息公开类型、印发范围是否恰当，是否需要与有关部门协商、会签，文字表述是否准确等。
（三）学校办公室文秘工作人员应当对公文文稿进行复核并签字。复核重点是：公文种类、格式和行文规则是否符合规定，行文理由是否充分，行文依据是否准确，审批手续和附件等是否齐全，语句是否通顺，用词是否准确，文字是否精炼，密级、印发范围是否准确等。
（四）公文文稿呈交校领导签发前，学校办公室主任应当进行审核并签字。审核重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，内容是否符合国家法律法规和方针，内容是否与学校有关规定相抵触，是否需要与有关部门协商、会签，签发人是否恰当等。
第二十三条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回主办单位并说明理由；符合发文条件但内容和格式需做进一步研究和修改的，由主办单位修改后重新报送。
第二十四条 以学校名义制发的公文应当由学校办公室呈送有关校领导签发。一般按照谁主管谁负责的原则，涉及学校日常工作的公文由分管校领导签发，涉及学校综合性重要工作和学校向上级单位报送的公文由学校党委书记或校长签发。各单位公文由本单位主要负责人签发。
签发应当签署意见、姓名和完整日期。联合发文由所有联署单位主要负责人会签。公文一经签发，未经签发人批准不得更改。
第二十五条 申请以学校名义制发的公文，主办单位应当事先经签发人审阅并同意，在拟印发日期前至少3个工作日通过学校办公平台将公文文稿和附件提交学校办公室。所拟文稿，如系上级机关或有关单位来文要求办理的事项，应当将来文附后，以便审核。
第六章 公文办理
第二十六条 公文办理包括发文办理、收文办理和整理归档等程序。
第二十七条 发文办理指公文签批后的复核、登记、印制、核发、送达等办理过程。主要流程为：
（一）复核。经发文单位负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报签批人复审。
（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制分数并详细记载。
（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。
（四）核发。印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后用印并交送公文主办单位。
（五）送达。公文主办单位负责公文的送达。
第二十八条 收文办理指收到上级、平级、下级单位公文的办理过程。主要流程为：
（一）签收。对收到公文逐件清点，核对无误后签字或盖章，并注明签收时间。
（二）登记。对公文的主要信息和办理情况进行记载，必须认真检查密封、编号、正文和附件的份数、页数、分发单位、缓急程度、秘密等级、主送单位、抄送单位等事项，并逐项登记清楚。
（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是是否由本单位办理，对于非本单位职权范围或不宜由本单位办理的，应当及时退回来文单位或转办单位并说明理由。
（四）承办。承办单位收文后应当根据要求及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。对于确实因客观原因不能在规定时限内办理完毕的，应当及时向来文单位或转办单位说明原因并取得同意。对于两个以上单位承办的公文，主办单位应当主动与协办单位及其他单位协商，及时处理；领导批示中未明确主办单位的，原则上以领导批办意见中承办单位的顺序为准，第一个单位为主办单位。
（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时交送传阅对象阅知。应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。学校上级单位来文阅毕应及时退回学校办公室，不得横传至其他单位。
（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第二十九条 校外单位给学校来文由学校办公室负责办理。学校办公室主任负责提出拟办意见；校领导负责对公文提出批办意见。批示需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位和协办单位；紧急公文应当明确办理时限。公文批阅后应当退回学校办公室处理，一般不得横向传阅或直接交给承办部门。
第三十条 校内各单位上报学校的请示和报告，一律填写《中国政法大学报请单》，通过学校办公室签收转办。应当明确主送校领导，一般为分管校领导，若主送领导不明确，可由学校办公室分置；跨部门事项需要多位校领导批示的，只报送一份文件，按常规顺序报请校领导或由学校办公室协调处理。
第三十一条 涉密公文办理的所有流程必须在保密设备上处理。涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第三十二条 根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规和《中国政法大学各类文件材料归档范围和保管期限表》等规定，各单位公文由本单位负责归档，应当及时将公文形成过程中的定稿、正本和有关材料整理齐备，于次年6月底之前向学校档案馆归档。任何单位和个人不得保存应当归档的公文。
联合办理的公文，原件由主办单位整理归档，其他单位保存复制件或者其他形式的公文副本。
上级单位给学校的来文由学校办公室按上级有关规定处理和归档。涉密公文应当单独立卷。
第七章 公文管理
第三十三条 各单位应当健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。各单位负责人对本单位公文处理工作负有直接领导责任，各单位应当配备政治素质过硬和业务水平高的文秘人员具体负责公文处理工作。
第三十四条 公文的密级根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保密法实施办法》、《教育工作中国家秘密及其秘密具体范围的规定》及上级单位要求确定。公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。
复制或汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本单位负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文单位或者其上级单位批准。复制、汇编的公文视同原件管理。
涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十五条 公文的转发及印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。
第三十六条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖公章予以证明。未归档公文由发文单位办理，已归档公文由学校档案馆办理。
第三十七条 公文的撤销和废止，由发文单位或者上级单位根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十八条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交学校档案馆。
工作人员离岗、离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第三十九条 学校办公平台发布的公文，应当履行公文处理相关程序，并同印发的纸制公文具有同等效力。
第八章 附 则
第四十条 本办法由学校办公室负责解释。
第四十一条 本办法自2013年1月1日起施行，《中国政法大学党委系统公文处理规定》（学校办字[2003]53号）、《中国政法大学行政公文处理办法》（学校办字[2003]54号）同时废止。
